01 · Nieuwe medewerker

SOP 01-03 — E-mailhandtekening / footer instellen
Doel (uitkomst) Elke medewerker heeft dezelfde, merk-conforme e-mailhandtekening — zodat elke mail uit BLURR er hetzelfde uitziet.
Wanneer Op de eerste dag, direct nadat de mailbox werkt (SOP 01-01).
Eigenaar Eigenaar / marketing
Uitvoerder De medewerker zelf (met deze SOP)
Duur ~10 min
Benodigd vooraf Werkend @blurrmarketing.nl-adres; naam, functie, telefoonnummer van de medewerker
🎥 Video — nog opnemen (Gmail/Outlook handtekening-scherm)

Klaar = (controleerbaar)

  • Handtekening staat ingesteld in de mailclient (Gmail of Outlook).
  • Test-mail verstuurd en de handtekening ziet er goed uit (ook op mobiel).
  • Kleuren, logo-link en gegevens kloppen met het merk.

De vaste handtekening (het "recept")

Vervang alleen de [ ]-velden. Verder niets aanpassen — gelijk = herkenbaar.

[Voornaam Achternaam]
[Functie] · BLURR Marketing

Ready, Set & Grow
📧 [voornaam]@blurrmarketing.nl
📞 [telefoonnummer]
🌐 blurrmarketing.nl

HTML-versie (voor Gmail/Outlook — kopieer en plak, of laat marketing een kant-en-klare versie aanleveren). BLURR-blauw = #2EA3F2:

<table style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 13px; color: #0A0A0A;">
  <tr><td style="padding-bottom:4px;">
    <strong style="font-size:15px;">[Voornaam Achternaam]</strong><br>
    <span style="color:#555;">[Functie] · BLURR Marketing</span>
  </td></tr>
  <tr><td style="padding-top:6px; border-top:2px solid #2EA3F2;">
    <span style="color:#2EA3F2; font-weight:bold;">Ready, Set &amp; Grow</span><br>
    <a href="mailto:[voornaam]@blurrmarketing.nl" style="color:#0A0A0A; text-decoration:none;">[voornaam]@blurrmarketing.nl</a> ·
    <span>[telefoonnummer]</span><br>
    <a href="https://blurrmarketing.nl" style="color:#2EA3F2; text-decoration:none;">blurrmarketing.nl</a>
  </td></tr>
</table>

Merk-bron: brand-profile.json (BLURR Blue #2EA3F2, tagline "Ready, Set & Grow"). Wil je er een logo-afbeelding in? Host hem op een vaste URL (niet als bijlage) en zet <img src="…"> bovenaan. Vraag marketing om het exacte logo-bestand.

Stappen

Gmail / Google Workspace

  1. Ga naar Instellingen (tandwiel) → Alle instellingen bekijken → Algemeen → Handtekening.
  2. Klik Nieuwe maken, geef een naam (bijv. "BLURR").
  3. Plak de handtekening (tekst of HTML) en vul de [ ]-velden in.
  4. Zet hem als standaard voor nieuwe mails én antwoorden/doorsturen.
  5. Opslaan (onderaan de pagina).

Outlook / Microsoft 365

  1. Bestand → Opties → E-mail → Handtekeningen (of via het web: Instellingen → Opstellen en beantwoorden).
  2. Nieuw, naam "BLURR", plak de handtekening.
  3. Koppel aan nieuwe berichten + antwoorden. Opslaan.

Checklist

  • Handtekening ingesteld voor nieuwe mails én antwoorden
  • Test-mail verstuurd naar jezelf/collega
  • Gecontroleerd op desktop en mobiel (breekt niet, kleuren kloppen)
  • Naam, functie, telefoon, mailadres kloppen

Valkuilen / veelgestelde vragen

  • Logo als bijlage in plaats van gehoste URL → dan verschijnt bij elke mail een "bijlage" en breekt het beeld. Altijd via een gehoste <img src>.
  • Handtekening breekt op mobiel → houd 'm smal, gebruik de tabel hierboven, test op je telefoon.
  • Iedereen een eigen variant → dat ondermijnt het systeem. Gebruik exact dit recept.

Gerelateerd

Laatst bijgewerkt: 2026-07-11 · Eigenaar: Eigenaar / marketing