SOP 08-02 — Debiteuren / aanmaning-flow

Klaar = (controleerbaar)

Vink-baar en niet-op-gevoel. Iemand anders moet kunnen zien dat dit klopt.

• Elke openstaande factuur ouder dan de betaaltermijn heeft een geregistreerde laatste actie (herinnering 1, herinnering 2, WIK-brief, incasso) met datum.
• Geen enkele WIK-brief is verstuurd vóór de wettelijke aanmaningstermijn is verstreken (rechtmatigheid van incassokosten hangt hiervan af).
• Bij escalatie naar incasso is intern akkoord vastgelegd (wie besloot, wanneer).

Staffel (vaste stappen — niet naar eigen inzicht overslaan)

Dag 0   → Factuur verstuurd (zie 08-01), betaaltermijn 30 dagen gaat lopen
Dag 30  → Vervaldatum. Geen betaling ontvangen?
Dag 30+ → +14 dagen: vriendelijke herinnering (e-mail, geen kosten/rente vermeld)
          Nog geen betaling?
Dag 44+ → +16 dagen (totaal +30 na vervaldatum): tweede, dringender herinnering
          (e-mail + eventueel telefonisch), duidelijk kader "laatste herinnering
          vóór formele aanmaning"
          Nog geen betaling?
Dag 60+ → WIK-brief (Wet Incassokosten): formele aanmaning met een termijn van
          MINIMAAL 14 dagen om alsnog te betalen zonder incassokosten. Vermeld
          expliciet: bedrag, incassokosten bij niet-tijdige betaling (staffel
          hieronder), en de uiterste betaaldatum.
          Termijn (14 dagen) verstreken zonder betaling?
Dag 74+ → Incassokosten + wettelijke handelsrente worden verschuldigd en mogen
          nu bijgeschreven worden (zie berekening hieronder). Stuur een
          vervolgfactuur/nota met de kosten, of zet direct door naar escalatie.
Escalatie → Overdracht aan incassobureau of juridische stap. Beslissing ligt bij
          [office manager + eigenaar]; leg vast wanneer en door wie besloten.

WIK-incassokosten-staffel (minimaal €40)

De incassokosten worden berekend over de hoofdsom volgens de wettelijke staffel; het bedrag is nooit lager dan €40, ook niet bij een kleine hoofdsom:

Bron: Ondernemersplein — betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente.

Wettelijke handelsrente

Sinds 1 juli 2025 geldt voor handelstransacties (B2B) een wettelijke handelsrente van 10,15% op jaarbasis over het openstaande bedrag, te rekenen vanaf de dag na de vervaldatum. Reken de rente per dag uit (jaarpercentage / 365 × aantal dagen te laat × hoofdsom) op het moment dat je de vervolgnota opstelt — reken niet vooraf een vast bedrag, het rentepercentage kan per halfjaar wijzigen; controleer het actuele percentage bij Ondernemersplein vóór je de nota verstuurt.

Stappen

1. Openstaande-postenlijst doorlopen — wekelijks, controleer welke facturen de vervaldatum zijn gepasseerd.
2. Herinnering 1 versturen (dag 30+14) — vriendelijke toon, geen kosten vermelden, vraag om betaling of om contact bij een probleem.
3. Herinnering 2 versturen (dag 30+30) — dringender, benoem dat een formele aanmaning volgt bij uitblijven van betaling.
4. WIK-brief versturen (dag 30+60) — formele aanmaning met minimaal 14 dagen betaaltermijn, vermeld het exacte bedrag aan incassokosten dat volgt bij niet-tijdige betaling (staffel hierboven) én de wettelijke handelsrente.
5. Na verstrijken WIK-termijn zonder betaling — bereken incassokosten + rente, stuur vervolgnota, en beslis (met eigenaar) over escalatie naar incassobureau/juridische stap.
6. Elke stap registreren — datum + actie in de administratie, zodat de volgende stap in de staffel niet te vroeg of te laat wordt gezet.

Checklist (loop na vóór je "af" zegt)

• Alle stappen gedaan in de juiste volgorde (geen stap overgeslagen)
• WIK-brief pas verstuurd ná herinnering 1 én 2, met minimaal 14 dagen termijn
• Incassokosten berekend volgens de staffel (minimaal €40), rente volgens het actuele percentage
• Escalatiebeslissing (indien van toepassing) vastgelegd met naam + datum

Valkuilen / veelgestelde vragen

• WIK-brief te vroeg versturen → de aanmaning is dan niet rechtsgeldig en het recht op incassokosten kan vervallen; houd altijd eerst de twee herinneringen aan.
• Incassokosten onder €40 berekenen → nooit; het wettelijk minimum is €40, ongeacht hoe klein de hoofdsom is.
• Verkeerd rentepercentage gebruiken → de wettelijke handelsrente wijzigt per halfjaar; controleer het actuele percentage bij Ondernemersplein vóór je de rente berekent, ga niet af op een eerder vastgelegd getal.
• Escalatie zonder intern akkoord → leg altijd vast wie besloot tot incasso/juridische stap en wanneer, ook al is het maar één regel.

Gerelateerd

• playbooks/sops/08-finance/08-01-contract-facturatie-opstarten.md
• playbooks/sops/registry/08-finance.yaml → betaaltermijnbeleid

Laatst bijgewerkt: 2026-07-12 · Eigenaar: Office manager