SOP 01-05 — Onboarding medewerker (contract, ID, loon & arbo)

Wettelijke aandachtspunten, geen juridisch advies. Laat het contract en de concrete inrichting vóór gebruik toetsen door een arbeidsrechtjurist en salarisadministrateur. Gebruik de actuele primaire bronnen onderaan; wet, cao of individuele situatie kan afwijken.

Klaar = (controleerbaar)

• Ondertekende, juridisch getoetste arbeidsovereenkomst en een kopie in het personeelsdossier.
• Identiteit is vóór de eerste werkdag vastgesteld aan de hand van een origineel, geldig identiteitsdocument; de vereiste kopie ligt bij de loonadministratie.
• Werkgever-aanmelding/loonheffingennummer en loonaangifteproces zijn bevestigd door salarisadministrateur of Belastingdienst.
• Medewerker heeft arbo-, veiligheids- en beeldscherminstructie ontvangen, weet wie preventiemedewerker/arbodienst is en waar de RI&E staat.
• E-mail, tooltoegang en handtekening zijn volgens SOP 01-01 t/m 01-03 getest en vastgelegd.

Stappen

1. Leg de arbeidsafspraken vast. Kies bepaalde of onbepaalde tijd, functie, werkplek, uren/rooster, loon, betaaldatum, vakantie, vakantiegeld, cao en opzegafspraken. Gebruik arbeidsovereenkomst-concept uitsluitend als startpunt en laat het vóór ondertekening toetsen.
2. Controleer contractrisico’s vóór tekenen. Gebruik bij tijdelijk werk de proeftijd-, keten- en aanzegcheck in het contractconcept. Leg een aanzegreminder minimaal zes weken vóór de einddatum vast. Controleer ook eventuele cao-afwijkingen.
3. Regel werkgever en loonadministratie. Is dit de eerste werknemer? Meld BLURR uiterlijk op de eerste werkdag aan als werkgever bij de Belastingdienst. Geef de salarisadministrateur de getoetste contractgegevens, loonheffingsverklaring en betaalgegevens; bevestig aangiftetijdvak en verantwoordelijke.
4. Stel de identiteit vast. Bekijk vóór de eerste werkdag het originele, geldige identiteitsbewijs. Gebruik geen rijbewijs en geen kopie om de identiteit vast te stellen. Maak daarna de vereiste kopie en bewaar die beveiligd bij de loonadministratie; beperk toegang tot wie dit nodig heeft.
5. Maak het personeelsdossier minimaal. Sla alleen noodzakelijke gegevens op, met toegangsrechten en bewaartermijnen. Sla medische informatie niet in het gewone personeelsdossier op; dat hoort bij de bedrijfsarts/arbodienst.
6. Geef arbo-instructie. Leg uit: veilige werkplek, ergonomie/beeldschermwerk thuis en op kantoor, melden van incidenten en ziekte, preventiemedewerker, bedrijfsarts/arbodienst, RI&E en Plan van Aanpak. Noteer datum, onderwerp en ontvangstbevestiging.
7. Controleer arbobasis. Bevestig dat een RI&E met Plan van Aanpak bestaat, is geactualiseerd voor de rol/werkplek en dat ten minste één preventiemedewerker is aangewezen. Ontbreekt dit? Stop niet bij een vinkje: zet het als urgent actiepunt bij de eigenaar.
8. Richt accounts in. Volg SOP 01-01, SOP 01-02 en SOP 01-03. Registreer per tool rechten, eigenaar en datum zodat offboarding volledig kan spiegelen.
9. Doe de dag-1-overdracht. Bespreek eerste-weekplan, contactpersoon, klantvertrouwelijkheid/NDA, werkafspraken en waar deze SOP’s staan. Laat de medewerker vragen stellen en bevestig schriftelijk wat is ontvangen.

Checklist (loop na vóór je "af" zegt)

• Contract vóór ondertekening juridisch getoetst; cao en actuele minimumloonregels gecontroleerd
• Proeftijd/keten/aanzegplicht indien van toepassing gecontroleerd en reminders gezet
• Identiteit met origineel geldig document vastgesteld; kopie beveiligd voor loonadministratie
• Werkgever-aanmelding, loonheffingennummer en loonproces bevestigd
• RI&E, Plan van Aanpak, preventiemedewerker en arbo-instructie aantoonbaar besproken
• Toegangsmatrix, 2FA en testlogins volgens SOP 01-01 t/m 01-03 afgerond
• Personeelsdossier minimaal ingericht; geen onnodige of medische gegevens opgeslagen

Valkuilen / veelgestelde vragen

• "De contracttemplate is al voldoende." → Nee. Cao, contractduur, rol en actuele wetgeving kunnen de tekst veranderen. Laat een jurist toetsen.
• "Een rijbewijs is genoeg voor de loonadministratie." → Nee. De Belastingdienst staat dit niet toe voor identiteitsvaststelling.
• "RI&E doen we later als het team groter is." → Een werkgever moet de arbeidsrisico’s inventariseren; regel dit vóór de start en actualiseer bij nieuwe risico’s.
• "We bewaren alles, dan missen we niets." → Bewaar alleen noodzakelijke gegevens, beveilig ze en hanteer bewaartermijnen.

Bronnen (actueel controleren vóór gebruik)

• Belastingdienst — aanmelden als werkgever
• Belastingdienst — identiteit van werknemer vaststellen
• Arboportaal — inhoud RI&E
• Arboportaal — preventiemedewerker

Gerelateerd

• SOP 01-06 — Offboarding medewerker
• Arbeidsovereenkomst-concept
• NDA en geheimhoudingsclausule

Laatst bijgewerkt: 2026-07-12 · Eigenaar: Eigenaar / office manager